1. Wat doet de AI-Receptionist?
De AI-Receptionist neemt al je inkomende telefoontjes aan, plant, verzet of annuleert afspraken, stuurt automatische

bevestigingen per sms of e-mail en schakelt door bij spoed. Alles wordt direct verwerkt in je plannings- of agendasysteem.

2. Met welke systemen werkt dit?
Voorbeelden zijn: Google en Outlook Agenda, Cal.com en Calendly, Formitable en Resengo (restaurants), Mews en

RoomRaccoon (hospitality), plus diverse zorg- en beautyplanners. Staat jouw tool er niet tussen? Dan koppelen we via

n8n/webhooks of zoeken samen naar een passend alternatief.

3. Hoe snel kunnen we live?
Snel. Meestal binnen 2 tot 4 weken na de onboarding.

4. Worden dubbele boekingen voorkomen?
Ja. We checken je agenda live en houden rekening met de duur en buffers per afspraaktype.

5. Wat gebeurt er bij spoed of uitzonderingen?
Bij spoed doen we een warme doorschakeling naar de juiste persoon of dienst. Voor uitzonderingen

(bijv. groepsaanvragen) richten we een aparte flow in.

6. Kunnen jullie meerdere locaties of teams aan?
Ja. Met slimme call-routing sturen we gesprekken naar de juiste locatie, dienst of openingstijd. VIP’s kunnen bovendien

voorrang krijgen.

7. Ondersteunen jullie aanbetalingen of no-show fees?
Ja. We sturen betaal- of aanbetalingslinks mee en leggen je no-showbeleid duidelijk uit aan de klant.

8. Bieden jullie een wachtrij of terugbeloptie?
Ja. Bij drukte plaatsen we bellers in een virtuele wachtrij of bieden we een automatische terugbeloptie aan.

9. Welke talen ondersteunen jullie?
Dat hangt af van de gekozen bundel. Meertalige ondersteuning is mogelijk.

10. Hoe ontvangen bellers een bevestiging?
Direct per sms of e-mail, inclusief datum, tijd, locatie/links en eventuele instructies. Ook herinneringen gaan
automatisch de deur uit.

11. Kunnen jullie intakegegevens vooraf verzamelen?
Ja. We sturen een kort formulier via sms (bijvoorbeeld naam en reden van bezoek) zodat afspraken sneller en
vollediger ingepland worden.

12. Hoe gaan jullie om met spam en ongewenste calls?
We filteren spam via detectie en bloklijsten. Verdachte oproepen halen we uit de lijn.

13. Wat als het boekingssysteem tijdelijk niet werkt?
Dan schakelen we over op een veilige fallback: we noteren de gegevens, plannen een terugbelactie of sturen
een bevestigde wachtrijmelding. Jij ontvangt hiervan altijd een notificatie.

14. Welke rapportage ontvang ik?
Je krijgt inzicht in: opnameratio, belvolume per tijdstip, boekingen per call, no-shows (voor/na), doorverbindingen
en wachtrij- of callbackstatistieken.

15. Hoe zit het met privacy en opnames?
Alles is GDPR-proof: duidelijke meldingen, opt-in/opt-out voor opnames, instelbare bewaartermijnen en
PII-masking waar nodig. We werken altijd met een verwerkersovereenkomst (DPA).

16. Is support inbegrepen?
Ja. Je krijgt een dedicated ClickUp-kanaal voor updates, vragen en escalaties.

17. Hoe zit het met contract en betaling?
We werken met een jaarabonnement dat maandelijks wordt gefactureerd. Je kunt tussentijds wijzigingen
doorgeven; die gaan in aan het einde van de lopende jaartermijn. Zonder aanpassingen verlengen we het contract
automatisch met een jaar.

18. Wat hebben jullie nodig om te starten?
Toegang tot je agenda of boekingssysteem, openingstijden (inclusief uitzonderingen zoals feestdagen), doorverbindregels,
je beleid rond no-shows of aanbetalingen, en de telefoonnummers die we mogen overnemen.

10. Wat kost telefonie en verbruik?
Je telefoonkosten worden afgerekend via de gekozen verbruiksbundel. Minuten boven de bundel worden berekend tegen
€0,17 per minuut.

1. Wat doet de Sales Agent?
De Sales Agent belt nieuwe en openstaande leads na, stelt slimme kwalificatievragen, plant afspraken rechtstreeks in
je agenda en logt alles netjes in je CRM.

2. Hoe snel belt de agent terug?
We richten een speed-to-lead in, met als doel binnen ±60 seconden. De exacte SLA stemmen we af op jouw openingstijden
en capaciteit.

3. Werkt dit alleen inbound of ook outbound?
Beide. Inbound (formulieren, chat, WhatsApp, ads-leads) én outbound (terugbellen, nurturing, reactivatie).

4. Met welke systemen koppelt dit?
Typisch: CRM’s (HubSpot, Salesforce, Pipedrive), agenda’s (Google, Outlook, Cal.com), formulieren/landingpages,
e-mail en sms. Staat jouw tool er niet bij? Dan koppelen we via API’s of webhooks.

5. Hoe bepaalt de agent of iemand “geschikt” is?
Met een korte kwalificatie op budget, rol, behoefte en tijdlijn. Uitkomst: direct inplannen of een vervolgstap.

6. Hoe voorkomt de agent dubbele boekingen?
We checken live beschikbaarheid, houden rekening met duur en buffers en kunnen afspraken verdelen via r
ound-robin over meerdere agenda’s.

7. Wat als agenda’s vol zitten?
De agent stelt alternatieve tijden voor, zet leads desnoods op een wachtlijst en plant follow-up in.

8. Stuurt de agent bevestigingen en reminders?
Ja. Sms of e-mail met datum, tijd en link. Herinneringen gaan automatisch. Bij uitval sturen we een rebook-voorstel.

9. Kan de agent verschillende tijdzones aan?
Ja. Tijden worden automatisch omgezet. Handig voor internationale teams en klanten.

10. Hoe gaat de agent om met bezwaren (“stuur maar info”)?
Met korte, vriendelijke antwoordsnippets en een duidelijke call-to-action richting afspraak of vervolgstap.

11. Kan ik kiezen welke leads wel of niet gebeld worden?
Ja. We stellen filters in (bron, regio, deal-stadium, waarde) en respecteren opt-ins en opt-outs.

12. Is dit AVG/GDPR-proof en mag je cold bellen?
Ja. We werken volledig AVG-proof (DPA, bewaartermijnen, opnamemelding). Outbound gebeurt alleen volgens jouw
beleid en wetgeving (geen bel-me-niet schendingen).

13. Neemt de agent gesprekken op?
Kan. Met duidelijke melding en instelbare bewaartermijn. Opnames en transcripties zijn beschikbaar voor coaching
en kwaliteitsbewaking.

14. Welke rapportages ontvang ik?
Een dashboard met connect-rate, afspraken per lead, show-rate, redenen “niet gepland” en notities per lead. Daarnaast
een maandelijkse review met verbeterpunten.

15. Hoe snel kunnen we live?
Snel. Meestal binnen 2 tot 4 weken na de onboarding.

16. Welke talen ondersteunen jullie?
Standaard Nederlands en Engels. Extra talen afhankelijk van keuze vebruikersbundel.

17. Wat gebeurt er bij complexe cases?
De agent doet een warme overdracht naar jouw team en zet alle context in CRM of afspraaknotities.

18. Is support inbegrepen?
Ja. Via een Dedicated ClickUp-kanaal voor vragen, updates en escalaties.

19. Hoe zit het met contract en betaling?
We werken met een jaarabonnement dat maandelijks wordt gefactureerd. Je kunt tussentijds wijzigingen doorgeven;
die gaan in aan het einde van de lopende jaartermijn. Zonder aanpassingen verlengen we het contract automatisch jaarlijks.

1. Wat doet de Klantenservice-agent?
De Klantenservice-agent beantwoordt veelvoorkomende vragen via telefoon (en eventueel chat), zoekt bestellingen op,
regelt retouren en ruilen, past bezorgingen aan, verwerkt refunds of tegoeden en maakt of sluit tickets volgens jouw beleid.

2. Welke kanalen ondersteunt dit?
Standaard via telefoon. Optioneel kunnen we ook chat, WhatsApp en webchat toevoegen. De kanalen bepalen we
samen tijdens de onboarding.

3. Met welke systemen werkt dit?
De agent werkt met systemen zoals Zendesk, Gorgias en Freshdesk voor helpdesks, Shopify, WooCommerce en Magento
voor webshops/OMS, retour- en RMA-tools, 3PL/WMS-systemen voor logistiek en kennisbanken zoals Zendesk Guide of
Notion. Staat jouw systeem er niet bij? Dan koppelen we via API’s of n8n/webhooks.

4. Welke vragen lost de agent op?
Veelvoorkomende cases zoals: orderstatus, leverdatum en aanpassingen, retouren/RMA, ruilen, garantie, facturen/BTW, adreswijzigingen, basistroubleshooting en veelgestelde vragen (beleid en voorwaarden).

5. Kan de agent bestellingen en klantgegevens veilig inzien?
Ja. We gebruiken veilige verificatie (bijv. ordernummer + postcode of eenmalige code). Gegevens worden alleen
aangepast volgens jouw beleid.

6. Regelen jullie ook retouren en refunds?
Ja. De agent kan retouren starten (RMA), labels en instructies versturen en binnen jouw beleid refunds of
store credit klaarzetten.

7. Kan de bezorging worden aangepast?
Ja. Waar mogelijk passen we het bezorgmoment aan, kiezen we een afhaalpunt of voegen we een notitie toe
zoals “afleveren op een veilige plek”.

8. Wat gebeurt er bij complexe of boze klanten?
De agent herkent emotie en sentiment en doet, indien nodig, een warme overdracht naar jouw team met
volledige context.

9. Volgt de agent onze policies exact?
Ja. We configureren al je beleid en uitzonderingen (deadlines, uitzonderingscodes, vergoedingen) en de agent
houdt zich daar strikt aan.

10. Hoe snel kunnen we live?
Na intake en het koppelen van je systemen. Meestal binnen 2 tot 4 weken, afhankelijk van helpdesk-,
webshop- en retourintegraties en jouw policies.

11. Wat als één van onze systemen eruit ligt?
We schakelen over op een fallback: de agent maakt een ticket met alle details, stuurt een melding naar je team
en (waar passend) een nette update naar de klant.

12. Welke talen ondersteunen jullie?
Standaard Nederlands en Engels. Extra talen zijn mogelijk afhankelijk van de gekozen bundel.

13. Welke rapportages leveren jullie?
Je ontvangt inzicht in volume, wachttijd, FCR (First Contact Resolution), AHT (gemiddelde afhandeltijd), CSAT/CES,
topredenen, escalaties en retour-/refund-statistieken.

14. Is dit AVG/GDPR-proof?
Ja. We werken volledig volgens de AVG: DPA, bewaartermijnen, opnamemelding. Alleen de minimale benodigde data
wordt verwerkt en waar nodig versleuteld.

15. Is support inbegrepen?
Ja. Je krijgt een dedicated ClickUp-kanaal voor vragen, updates en escalaties.

16. Welke kosten vallen onder verbruik en telefonie?
Belminuten en eventuele extra nummers zijn afhankelijk van provider en volume. We maken dit altijd transparant in het voorstel.

17. Hoe zit het met contract en betaling?
We werken met een jaarabonnement dat maandelijks wordt gefactureerd. Je kunt tussentijds wijzigingen doorgeven;
die gaan in aan het einde van de lopende jaartermijn. Zonder aanpassingen verlengen we automatisch jaarlijks.